1. Objet de la procédure
Cette procédure s’adresse à l’ensemble des collaborateurs opérationnels de l’entreprise.
Chaque collaborateur doit, dès sa prise de fonction :
- prendre connaissance de la présente procédure ;
- suivre les formations relatives à l’utilisation des outils de gestion des tickets et des demandes clients ;
- maîtriser les processus applicables dans son périmètre d’intervention ;
- apporter des réponses adaptées aux demandes reçues ou procéder à leur escalade vers les services compétents ;
- assurer le suivi et l’émission des reportings nécessaires.
2. Organisation de la gestion des réclamations et incidents
L’organisation prévoit :
- l’identification des personnes ou organes en charge de l’accompagnement des clients en cas de fraude, d’incident technique ou de réclamation ;
- la désignation d’un point de contact dédié pour les clients, incluant les modalités de remontée des incidents et fraudes au sein de l’organisation ;
- des procédures de reporting des incidents, comprenant la communication des rapports aux organes internes et externes compétents ;
- la notification des incidents majeurs aux autorités nationales compétentes conformément à l’article 96 de la DSP2 et aux orientations de l’Autorité bancaire européenne (ABE) relatives à la notification des incidents ;
- la mise en place d’outils de surveillance, ainsi que de mesures et procédures de suivi destinées à atténuer les risques de sécurité.
- Chaque réclamation fait l’objet d’un enregistrement dans un registre interne permettant d’assurer sa traçabilité, son suivi et son archivage conformément aux obligations réglementaires applicables.
3. Communications entrantes à traiter
Les communications suivantes doivent être prises en charge et traitées :
Communications commerciales et avant-vente
- Gestion des demandes via un outil de gestion de la relation client (CRM).
Communications avec les clients disposant d’un compte
- Gestion des demandes via un outil de gestion des tickets.
4. Définition d’une réclamation
Une réclamation est définie comme :
« Toute déclaration exprimant le mécontentement d’un client à l’égard d’un professionnel. »
Les demandes d’information, d’assistance ou de renseignement ne sont pas considérées comme des réclamations.
5. Typologie des demandes et points de contact
Outil de gestion des réclamations
Afin d’assurer un traitement efficace, rapide et traçable des demandes, incidents et réclamations de ses clients, la société Youseeme a mis en place un outil de gestion des tickets performant.
Cet outil permet notamment :
- l’enregistrement et le suivi des tickets ouverts ;
- l’apport de réponses rapides et adaptées aux clients ;
- l’escalade des demandes vers les services ou niveaux de compétence appropriés lorsque nécessaire ;
- le suivi des actions correctives jusqu’à la résolution de la problématique ;
- la clôture et l’archivage des tickets dans l’historique client ;
- la centralisation des informations nécessaires aux dispositifs de contrôle interne permanent et périodique ;
- l’alimentation des reportings destinés à la direction, aux audits externes, aux certifications (notamment ISO 27001) ainsi qu’aux autorités de contrôle et de régulation.
- Les échanges, accusés de réception et réponses définitives sont transmis au réclamant sur un support durable permettant leur conservation et leur reproduction à l’identique.
Accusé de réception de la réclamation
Délai d’envoi
L’accusé de réception est adressé gratuitement au réclamant dans un délai maximal de 10 jours ouvrables à compter de la réception de la réclamation.
Exception
Lorsque la réponse définitive est apportée au client dans ce délai de 10 jours ouvrables, l’envoi d’un accusé de réception distinct n’est pas obligatoire.
Délais de réponse définitive
🔹 Réclamations relatives aux services de paiement (DSP2)
Pour toute réclamation liée à un service de paiement :
- une réponse définitive est apportée dans un délai maximal de 15 jours ouvrables à compter de la réception de la demande.
🔹 Prolongation exceptionnelle
Lorsque, pour des raisons indépendantes de la volonté de l’établissement, une réponse ne peut être fournie dans ce délai :
- le délai peut être exceptionnellement prolongé jusqu’à 35 jours ouvrables maximum.
Dans ce cas, l’établissement doit :
- justifier le retard ;
- informer le client des raisons du délai supplémentaire ;
- communiquer la date prévisionnelle de réponse définitive.
Modalités de réponse
Toute réponse adressée au client doit :
- être claire, précise et compréhensible ;
- être motivée et adaptée à la situation exposée ;
- répondre à l’ensemble des points soulevés dans la réclamation ;
- indiquer les voies de recours disponibles, notamment la possibilité de recourir à un médiateur en cas de désaccord.
Suivi et traçabilité des réclamations
Chaque réclamation fait l’objet :
- d’un enregistrement détaillé (date de réception, objet, canal utilisé, client concerné) ;
- d’un suivi interne documenté ;
- d’une conservation des échanges et pièces justificatives associées ;
- d’un archivage conforme aux obligations réglementaires applicables.
Synthèse des délais réglementaires
| Type de réclamation |
Accusé de réception |
Réponse définitive |
| Réclamations relatives aux services de paiement (DSP2) |
10 jours ouvrables |
15 jours ouvrables (35 jours maximum en cas exceptionnel) |
| Autres réclamations |
10 jours ouvrables |
60 jours calendaires |
Modèle d’accusé de réception conforme ACPR / DSP2
Madame, Monsieur,
Nous accusons réception de votre réclamation en date du 2026, relative à : [objet de la réclamation].
Votre demande a été enregistrée sous la référence suivante : [référence dossier].
Nous vous confirmons que votre dossier est actuellement en cours d’analyse par nos services.
Conformément à la réglementation applicable :
- pour les réclamations relatives aux services de paiement, une réponse vous sera apportée dans un délai maximal de 15 jours ouvrables à compter de la réception de votre demande ;
- lorsque, à titre exceptionnel, une réponse ne peut être fournie dans ce délai pour des raisons indépendantes de notre volonté, nous vous en informerons et une réponse définitive vous sera adressée au plus tard dans un délai maximal de 35 jours ouvrables ;
- pour les autres types de réclamations, une réponse vous sera apportée dans un délai maximal de 60 jours calendaires.
Nous mettons tout en œuvre afin de vous apporter une réponse dans les meilleurs délais.
Pour toute information complémentaire, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : [email/contact].
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
YOUSEEME
Service réclamations
contact@youseeme.pro
Le médiateur :
Centre de Médiation et d’Arbitrage de Paris (CMAP )
Centre de Médiation et d’Arbitrage de Paris pour régler vos conflits
39 avenue Franklin D.Roosevelt
75008 PARIS
Mail : cmap@cmap.fr
Tel : 01 44 95 11 40
Dispositif de prévention des fraudes, gestion des incidents et sécurité des opérations
Dans le cadre de l’ouverture de compte et des procédures de connaissance client (KYC), la société YOUSEEME met en œuvre un ensemble de mesures techniques, organisationnelles et réglementaires destinées à prévenir les risques de fraude, d’usurpation d’identité, de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme.
1. Contrôles d’identité et procédures KYC / AML
Lors de l’enregistrement de chaque utilisateur, la société YOUSEEME s’appuie sur différents outils et bases de données spécialisés en matière de :
- KYC (Know Your Customer) ;
- AML (Anti-Money Laundering) ;
- détection de fraude ;
- contrôle des Personnes Politiquement Exposées (PEP).
Lorsque les vérifications automatisées ne permettent pas d’obtenir un niveau de sécurité suffisant, des contrôles complémentaires sont mis en place afin de collecter et vérifier les informations nécessaires à l’identification du client.
Afin de limiter les risques de création de comptes multiples ou d’usurpation d’identité, YOUSEEME utilise notamment des mécanismes de contrôle et de sécurisation basés sur les standards ENUM et SAML.
Par ailleurs, des limitations de montants et de transactions sont appliquées conformément aux procédures réglementaires applicables à l’agent de services de paiement YOUSEEME enregistré au REGAFI sous le numéro 92083.
Ces mesures préventives permettent de réduire significativement les risques opérationnels et financiers.
(Voir annexe AML – KYC – PEP)
2. Détection et gestion des fraudes et incidents
Grâce aux dispositifs de surveillance mis en place, les situations de fraude ou les incidents techniques peuvent être détectés rapidement, soit automatiquement par les outils de contrôle, soit via des alertes transmises aux équipes concernées.
Les alertes sont traitées par :
- l’équipe de support technique ;
- le support client ;
- les responsables désignés dans le cadre des dispositifs de contrôle interne.
Selon la nature de l’incident, le dossier peut être transmis aux services compétents :
- financier ;
- juridique ;
- conformité ;
- technique.
Les procédures opérationnelles de traitement des incidents sont intégrées aux outils et logiciels utilisés par l’entreprise.
3. Information du client en cas d’incident
Lorsqu’un incident ou une anomalie est identifié, le client est informé via plusieurs canaux de communication afin de garantir la bonne réception de l’information :
- courrier électronique avec accusé de réception ;
- SMS ;
- messageries sécurisées telles que WhatsApp ou Telegram, lorsque celles-ci permettent de confirmer la réception et la lecture du message.
4. Classification des incidents et gestion des risques
Les incidents sont classifiés selon trois niveaux de risque directement associés au profil KYC du client :
- Risque faible ;
- Risque moyen ;
- Risque élevé.
Chaque incident fait l’objet :
- d’un enregistrement dans l’historique du client ;
- d’une analyse par l’équipe de support de premier niveau ;
- d’un suivi documenté jusqu’à sa résolution.
Lorsque le support de premier niveau ne peut résoudre la situation, une procédure d’escalade est déclenchée afin de permettre l’intervention des responsables et comités de contrôle compétents.
5. Mesures et sanctions applicables
Selon la gravité de l’incident constaté, différentes mesures peuvent être prises :
Niveau 1 — Avertissement simple
Le client reçoit un avertissement tout en conservant son classement en catégorie « risque faible ».
Niveau 2 — Surveillance renforcée
Le client reçoit un avertissement accompagné d’un reclassement en catégorie « risque moyen ».
Niveau 3 — Suspension et mesures renforcées
Selon la nature et la gravité des faits :
- un préavis peut être adressé au client afin qu’il procède au retrait des fonds disponibles sur son portefeuille ;
- à l’issue du délai communiqué, les fonds peuvent être transférés vers le compte IBAN identifié dans les bases KYC ;
- le compte peut être suspendu ;
- le client peut être classé en catégorie « risque élevé ».
Le cas échéant, et conformément aux obligations réglementaires applicables, une déclaration pourra être effectuée auprès de TRACFIN.
6. Conservation et archivage des données
L’ensemble des historiques liés aux incidents, alertes et réclamations est conservé :
- en base active pendant une durée d’un an ;
- puis archivé pendant une durée complémentaire de six ans conformément aux obligations légales et réglementaires.
Ces données peuvent être communiquées aux autorités compétentes dans le cadre d’une réquisition judiciaire ou administrative.
7. Disponibilité du support
Les engagements de disponibilité du support sont les suivants :
- objectif de disponibilité du service : 99 % ;
- disponibilité du support de 7h00 à 22h00 ;
- six jours sur sept (du lundi au samedi) ;
- continuité de service assurée tout au long de l’année.
8. Sauvegarde et hébergement des données
Les sauvegardes et l’archivage des données sont réalisés auprès de prestataires d’hébergement agréés répondant à des standards élevés de sécurité et de conformité, notamment des fournisseurs disposant de certifications ISO et d’autres normes techniques reconnues (exemple : OVHcloud ou prestataires équivalents).